Políticas de Privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la agencia establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

IMAGE AND PRESS SAS., con NIT 900353048-2, que tiene como objeto principal las siguientes actividades:

Relaciones públicas

Estrategias de comunicación, free press y publicity
Monitoreo de medios de comunicación
Análisis de medios
Alianzas con entidades gubernamentales y ONG
Entrenamiento y visualización de voceros
Work shops
Ruedas de prensa
Tour de medios de comunicación para voceros
Campañas de divulgación y prensa corporativas

Eventos

Convenciones
Eventos académicos
Lanzamiento de producto
Campañas BTL
Eventos corporativos y de mercadeo

Marketing digital

Estrategias de comunicación
Contenidos web
Corrección de estilo
Campañas de relaciones públicas
Social media manager
Posicionamiento SEO
Storytelling
Optimización técnica y editorial de webs
Free Press
Diseño gráfico
Redacción y edición de libros
Diseño de web y tiendas online
e-PR: campañas con influencers
Proyectos web
Creación de blogs
Mail marketing

Consultoría empresarial

Estudios de mercadeo
Ruedas de negocios y
Alianzas estratégicas

Comunicación corporativa

Comunicación interna y externa
Gestión del riesgo y manejo de crisis
Campañas de responsabilidad social
Desarrollo de contenido editorial
Marca: Branding, naming, identidad corporativa, storytelling y storydoing.
Producción audiovisual

Venta de videos y fotos

Venta Bono de regalo Image&Press

Cualquiera de las actividades a que se refiere el presente objeto social podrá realizarse tanto a nivel nacional como internacional, ya sea directamente o a través o con el concurso de terceros. en desarrollo y para el cumplimiento de su objeto social principal podrá, desplegar los mecanismos necesarios para el acceso a recursos propios que tengan como fin desarrollar el objeto social, principalmente a través de actividades de apalancamiento, venta de la cartera originada y vinculación de accionistas con derechos económicos a la sociedad; así mismo, podrá realizar operaciones de tesorería con sus excedentes de liquidez, participar en otras sociedades, participar en procesos de fusión o escisión o cualquier tipo de reorganización administrativa o gerencial.

También podrá celebrar cualquier convenio de garantía, ya sea en el país o en el exterior y en general todos los negocios, actos y operaciones directamente relacionados con el objeto social y todos aquellos que tengan como finalidad ejercer los derechos y cumplir las obligaciones legales o comerciales, derivados de la existencia y actividades de la compañía.

2. OBJETIVO

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de la agencia permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información. Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

3. ALCANCE

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de IMAGE & PRESS SAS como responsable del tratamiento de datos personales.

4. DEFINICIONES

Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la Ley:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley.

Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal IMAGE & PRESS SAS recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

7.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial

Datos de naturaleza pública

Casos de urgencia médica o sanitaria

Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos

Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

8. DEBERES DE IMAGE & PRESS SAS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

IMAGE & PRESS SAS como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

Garantizar al Titular todo el tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.

Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente Ley.

Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

9.1 Tratamiento de datos personales de Empleados

IMAGE & PRESS SAS recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la agencia como de reserva, y solo serán revelados por la agencia con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la agencia serán:

Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes.
Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la agencia.
Cumplir con las obligaciones impuestas a la agencia como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).
Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
Consultar memorandos o llamados de atención.
Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
Contactar a familiares en casos de emergencia.
Procesos de Nómina, pago y su contabilización
Reportes fiscales, judiciales y demás informes requeridos por las autoridades.
De acuerdo a lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la organización suprimirá de oficio los datos recolectados.

IMAGE & PRESS SAS almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.

A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Recursos Humanos, con la finalidad de administrar la relación contractual entre IMAGE & PRESS SAS y el empleado.

IMAGE & PRESS SAS almacenará datos sensibles de sus trabajadores para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

Adicionalmente, la agencia trata Datos Personales Sensibles de sus trabajadores como los datos de sus hijos menores de edad, con la única finalidad de registrarlos como beneficiarios del sistema de seguridad social y parafiscales. Para los efectos de este Tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos personales sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles sólo serán usados por IMAGE & PRESS SAS para los fines antes mencionados.

Terminada la relación laboral, IMAGE & PRESS SAS procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.3 Tratamiento de datos personales de candidatos o aspirantes a procesos de selección.

IMAGE & PRESS SAS recolecta los datos personales de sus postulantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la agencia como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los postulantes de IMAGE & PRESS SAS serán:

Realización de gestiones para el proceso de selección del personal.

Envío de comunicaciones programadas por la agencia, para realizar diferentes pruebas de selección.
Corroborar la información suministrada por el aspirante durante el proceso de selección.

Vinculación en general de cada postulante.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del postulante con la agencia, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.4 Tratamiento de datos personales de Clientes

IMAGE & PRESS SAS recolecta los datos personales de sus Clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la agencia como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Clientes de IMAGE & PRESS SAS serán:

Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.

Envío de invitaciones a eventos programados por la agencia.

Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado.

Cumplir con el objeto del contrato celebrado.

Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes.

Vinculación en general de cada cliente.

Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing y relaciones públicas.

Información sobre la oferta de productos de la agencia.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la agencia, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.5 Tratamiento de datos personales de Prospectos clientes:

IMAGE & PRESS SAS recolecta datos personales de participantes en encuestas practicadas con fines estadísticos y mercantiles, con los cuales busca encontrar o establecer estrategias de mercadeo para sus clientes.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las encuestas de participantes que realiza IMAGE & PRESS SAS serán:

Recolectar Información que permita implementar campañas de mercadeo.

Análisis de la información recolectada que permita la implementación de estadísticas mercantiles.

Analizar el perfil de personas jurídicas o naturales en el desarrollo de procesos comerciales.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación laboral con el empleado y de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

9.6 Tratamiento de datos personales de Proveedores y contratistas

IMAGE & PRESS SAS recolecta los datos personales de sus proveedores y contratistas y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que, en el caso de datos privados, solo los revelará por la agencia con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los proveedores y contratistas de IMAGE & PRESS SAS serán:

Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.

Creación del registro contable como proveedor de la agencia.

Procesos de pago y su respectiva contabilización.

Solicitud, custodia de reportes de seguridad social requeridos para procesar el pago.

Reportes judiciales, fiscales y demás. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores y contratistas.

De acuerdo a lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la organización suprimirá de oficio los datos recolectados.

IMAGE & PRESS SAS. sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores y contratistas por parte de IMAGE & PRESS SAS tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los contratistas y proveedores; es decir, una vez verificado este requisito, IMAGE & PRESS SAS devolverá tal información al proveedor y contratistas, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor y contratista con la agencia, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.7 Tratamiento de datos personales de Accionistas:

IMAGE & PRESS SAS recolecta los datos personales de sus Accionistas los almacena en una base de datos la cual, es calificada por la compañía como de reserva, y que solo los revelará por la agencia con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Accionistas serán:

Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de socio.

Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la compañía

Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con la sociedad

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a él establecido a través de la autorización otorgada por el accionista para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

9.9 Tratamiento de datos personales de Periodistas e Influenciadores

IMAGE & PRESS SAS recolecta los datos personales de periodistas e influenciadores y los almacena en una base de datos, la cual es calificada por la compañía como de reserva, y que solo los revelará por la agencia con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los periodistas e influenciadores serán:

Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.

Creación del registro contable como contratistas de la agencia.

Procesos de pago y su respectiva contabilización.
Solicitud, custodia de reportes de seguridad social requeridos para procesar el pago.

Reportes judiciales, fiscales y demás.

Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores y contratistas.

Para enviar invitaciones a los eventos programados por la agencia.

Revisión de las redes sociales o medio de comunicación en el que ejerce cada periodista o influenciador, con el fin de validar la idoneidad y cumplimiento del contrato o acuerdo comercial con la agencia.

Enviar la información respectiva a la ejecución del contrato o acuerdo comercial.

Envío de obsequios de parte de nuestros clientes.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al establecido a través de la autorización otorgada por el accionista para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

10 TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

IMAGE & PRESS SAS actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que la agencia decida realizar la Transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. De otro lado, cuando la agencia decida realizar Transmisión Internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen el alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

11 DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

IMAGE & PRESS SAS no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de edad. Sin embargo, de forma particular la agencia recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la Ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud y a la recreación.

En todo caso, IMAGE & PRESS SAS recolectará cuando corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

12 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la compañía. La comunicación podrá ser enviada al correo electrónico: ip@imageandpress.com

12.1 Reclamos

Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de IMAGE & PRESS SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante IMAGE & PRESS SAS la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a IMAGE & PRESS SAS con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, junto con los documentos de soporte.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso que IMAGE & PRESS SAS reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la agencia dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de tres (3) días hábiles e informará al Titular.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la agencia informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo.

12.3 Requisito de procedibilidad

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la agencia.

12.4 Petición de actualización y/o rectificación

IMAGE & PRESS SAS rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

12.5 Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a IMAGE & PRESS SAS:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.

Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por IMAGE & PRESS SAS

El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto IMAGE & PRESS SAS podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

13 MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

IMAGE & PRESS SAS se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la agencia el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la agencia tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

14 VIGENCIA

La presente Política rige a partir de enero 2023