Roles y Responsabilidades Clave en Situaciones de Emergencia y Eventos Adversos

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En momentos de crisis y situaciones adversas, las organizaciones dependen de una estructura de liderazgo sólida y roles claramente definidos para gestionar la respuesta y la comunicación. En este artículo, exploramos los roles fundamentales que desempeñan el Presidente, el Vicepresidente, el Gerente de Asuntos Corporativos, el Coordinador de Relaciones con el Gobierno, el Coordinador de Relaciones con los Medios de Comunicación, el Asesor de Relaciones con la Comunidad, el Responsable de redes y  teléfonos, el Responsable de Comunicaciones Electrónicas, el Responsable de Comunicaciones Internas, el Documentador en Casos de Crisis, el Responsable Legal, el Responsable de Asuntos Medioambientales y el Responsable Financiero en situaciones de emergencia y eventos adversos.

Presidente

Dirección Estratégica: El presidente lidera la estrategia y las acciones en situaciones de emergencia o eventos adversos.

Responsabilidades Clave: Define las responsabilidades del personal a su cargo, aprueba acciones e información a divulgar, y decide sobre la inclusión de asesores externos.

Comunicación: Aprueba todas las comunicaciones internas, externas y hacia casa matriz, asumiendo el rol de vocero o designando a la persona indicada.

Contacto con Autoridades: Lidera o designa los contactos con autoridades gubernamentales o civiles de alto nivel según cada caso.

Vicepresidente

Coordinación de Personal: Coordina el llamado del personal de la organización que brindará soporte durante la emergencia.

Plan de Acción: Mantiene actualizado su Plan de Acción y lo activa según sea necesario.

Monitoreo: Supervisa la agenda de contactos y las reacciones internas de los colaboradores.

Recursos Humanos: Dirige las acciones de Recursos Humanos para notificar a familiares y personas involucradas en la organización.

Comunicación Interna: Dirige las actividades relativas a los colaboradores, incluyendo anuncios, recomendaciones y repaso de políticas.

Seguimiento: Realiza seguimiento con las partes involucradas y asesora al presidente en la toma de decisiones.

Backup del Presidente: Actúa como respaldo del presidente en su ausencia y puede ser designado como segundo vocero.

Gerente de Asuntos Corporativos

Estrategia de Comunicación: Desarrolla la estrategia de comunicaciones en situaciones de emergencia o adversas.

Plan de Acción: Mantiene actualizado su Plan de Acción y supervisa la información por divulgar.

Coordinación de Asesores: Coordina las actividades con asesores externos y diferentes unidades de la organización.

Recomendaciones de Voceros: Recomienda quién debe hablar, cuándo y qué se debe decir.

Preparación del Vocero: Coordina la preparación del vocero elegido y centraliza las gestiones diarias de comunicación.

Registro de Contactos: Mantiene un registro detallado de sus contactos internos y externos.

Coordinador de Relaciones con el Gobierno

Coordinación con el Gobierno: Coordina las relaciones con el gobierno y presenta reclamos y propuestas al Comité de Comunicaciones.

Plan de Acción: Mantiene actualizado su Plan de Acción para el manejo de relaciones con el gobierno.

Notificación a Entidades Oficiales: Notifica a las entidades oficiales sobre la emergencia y las gestiones emprendidas por la organización.

Acompañamiento a Visitantes: Acompaña a visitantes y observadores de entidades oficiales en sus visitas e inspecciones.

Documentación y Registro: Documenta las actividades y mantiene un registro detallado de sus contactos.

Coordinador de Relaciones con los Medios de Comunicación

Comunicación con Medios: Es el responsable de proveer información aprobada a los medios de comunicación y mantener contacto con ellos.

Apoyo de Agencia Externa: Coordina el apoyo de la Agencia Externa de Comunicaciones y ajusta los comunicados de prensa.

Identificación de Inquietudes: Identifica las inquietudes de los medios, las redes y la opinión pública.

Coordinación de Conferencias de Prensa: Organiza conferencias de prensa y entrevistas autorizadas.

Registro y Respuesta a Solicitudes: Lleva un registro de las solicitudes de la prensa y responde de acuerdo con las instrucciones del Comité Estratégico.

Entrega de Comunicados: Entrega a los medios los comunicados de prensa aprobados.

Registro y Resumen Diario: Registra diariamente el caso en los medios y proporciona informes al equipo de Asuntos Corporativos.

Asesor de Relaciones con la Comunidad

Relaciones con la Comunidad: Es responsable de las relaciones con la comunidad en el área afectada por la emergencia.

Plan de Acción: Prepara y mantiene actualizado su Plan de Acción para el manejo de relaciones con la comunidad.

Identificación de Población Afectada: Identifica rápidamente a la población afectada y establece relaciones proactivas con ellos.

Reuniones con Grupos Comunitarios: Conduce reuniones con grupos comunitarios y tramita sus inquietudes al Comité.

Información a la Comunidad: Provee información a la comunidad sobre el incidente y las acciones de respuesta.

Respuestas a Preguntas: Prepara respuestas para las preguntas de la comunidad y mantiene un registro de contactos.

Documentación de Actividades: Documenta las actividades realizadas con la comunidad y proporciona resúmenes diarios.

Estos roles desempeñan funciones cruciales en la gestión de situaciones de emergencia y eventos adversos, garantizando una respuesta efectiva y una comunicación transparente tanto dentro como fuera de la organización. Cada uno tiene un conjunto específico de responsabilidades que contribuyen a la resiliencia y la adaptabilidad de la organización en momentos críticos.