El vocero empresarial y la comunicación efectiva para los medios de comunicación

El vocero empresarial además de tener las destrezas adecuadas en comunicación, es quien representa a tu compañía en tiempos de crisis, lanzamientos, nuevas estrategias y manejo de la reputación de la marca. Si necesitas quien te represente, es importante que selecciones a los mejores candidatos. ¿Estás pensando en alguien? Debe ser uno de los ejecutivos o directivo que conozca bien la empresa, sepa desenvolverse ante las cámaras, conozca de medios de comunicación sea accesible y flexible. Debe saber comunicar los mensajes claves que impacten a la audiencia a la que se quiere llegar, brindando información positiva, coherente y asertiva, alineada con la política de la empresa.

Media training o entrenamiento de medios

El vocero escogido, aunque tenga el conocimiento pleno de la empresa, no está preparado para comunicarse eficientemente ante los medios de comunicación. De ahí la importancia de su preparación con el media training o entrenamiento de medios. El objetivo de esta capacitación además de su presentación personal, es el desarrollo de técnicas y habilidades, a través de la construcción de percepciones positivas de cómo afrontar una crisis ante los medios de comunicación ¿qué, cómo, cuándo y dónde hablar?

Este entrenamiento se realiza, guardando la confidencialidad de la información en los estudios de los medios de comunicación (radio, televisión), con periodistas especializados y activos en los medios de comunicación. En Image and Press hemos entrenado desde un vocero hasta grupos. La preparación se realiza con los representantes de empresas nacionales y multinacionales.

Desde el presidente de la compañía, hasta el gerente, mensajero, portero, secretaria, recepcionista, y aquellas personas que de alguna manera representen a la empresa. Es bien claro para nuestra Agencia de Prensa y Relaciones Públicas, que los colaboradores de una empresa deben manejar el mismo mensaje.

Por lo tanto, el entrenamiento va de la mano del protocolo de crisis de la compañía. Esto funciona como una cadena. La crisis pasa por diferentes filtros dentro de la compañía, ya que se debe tener claro cuál es la mejor forma de actuar; cómo manejar los nervios o el estrés, y qué mensaje es el que se va a transmitir al público a través de los medios de comunicación y redes sociales.

Así debe ser el vocero de tu empresa

Teniendo en cuenta la misión principal del vocero, ahora debe tener en cuenta unos aspectos relevantes para que su tarea sea la mejor:

Lenguaje adecuado:

el lenguaje que se utilice debe ser sencillo, por más que sea el representante de una empresa especializada. Recuerda el propósito, que los periodistas cubran la noticia, y el mensaje llegue claro al público final.

Empatía y simpatía:

un vocero debe ser genuino, capaz de responder a cualquier clase de pregunta con respeto, no pierde el control y permanece tranquilo, por más incómoda que sea la situación. Hablar con frases cortas para ser citadas en los medios, usar las preguntas a su favor y no dejarse controlar por el miedo.

Declaraciones con datos precisos:

el vocero debe estar bien informado, tener muy bien claro el mensaje que se quiere transmitir, con cifras y datos precisos. La improvisación aquí no tiene cabida, ya que puede generar una crisis de marca.

Un equipo de prensa y relaciones públicas:

los mejores voceros son quienes tienen un equipo profesional que lo respalda en este tipo de situaciones. En caso de requerirlo, no está mal consultar a un asesor acerca de un dato puntual antes de responder una pregunta a un periodista. Así es el entrenamiento de un vocero.

Para que un vocero tenga las características que ya mencionamos debe tener una buena preparación por parte de un equipo profesional que le enseña el comportamiento, lenguaje y destrezas para ser la imagen se su empresa.

En radio aprenden cómo funciona esta, y qué debe decir inicialmente al periodista. Se corrigen los tics, se le enseña a manejar la voz para que se escuche su vos bien en cabina o a través del celular. En televisión se le enseña cómo pararse o sentarse y cuál es su mejor perfil ante cámara, , tipo de maquillaje, color en la ropa y que vestuario le queda mejor. El fondo del escenario, las sillas, distancia de la pared, entre otros detalles.

Se simulan situaciones ante las cuales se podría ver enfrentado y se les hace entrevistas en frío, en caliente y en directo. Se realiza un ensayo de rueda de prensa, de textos acerca de las noticias que se pueden generar y se les hace un análisis a sus respuestas y se indican los cambios que se deben hacer. Los ruidos en la comunicación es otro detalle que no se debe olvidar. Es decir, que el mensaje sea coherente con la forma de vestirse, por ejemplo.

Se recomienda no utilizar pulseras que hacen ruido, aretes muy grandes, evitar el color rojo, el cual vibra mucho en televisión. No se deben usar sacos a cuadros, corbatas muy pequeñas, bufandas, chaquetas grandes, etc. Hay muchos detalles a tener en cuenta para que un buen vocero represente a tu empresa en tiempos de crisis o en cualquier momento que se requiera dar declaraciones ante los medios de comunicación.

La preparación con una agencia de comunicaciones y relaciones públicas como Image and Press es primordial.