التواصل أثناء الأزمة

-تصوير ماركوس وينكلر-

في حالة حدوث أزمة عمل، يصبح التواصل قطعة أساسية. بعد وقوع الكارثة، فإن المسؤولية الأولى لفريق إدارة الأزمات هي التواصل، وخاصة لإبلاغ الموظفين بما حدث والإستراتيجية التي تخطط الشركة لتنفيذها للتعامل معها. يمكن أن يكون ذلك بسيطًا مثل إرسال رسالة تُعلم الموظفين بالأحداث التي وقعت في ذلك اليوم.

يمكن لمعظم الشركات إنشاء نظام اتصالات حيث يتواصل كل مسؤول تنفيذي مع فريقه. تعتبر الساعات الثماني والأربعون الأولى من الأزمة حرجة، ويصبح نقص المعلومات مشكلة خطيرة. إذا حدثت أزمة ولم يكن الموظفون مستعدين، فقد تنتشر المعلومات الخاطئة وتسبب ضررًا جسيمًا للشركة.

في عام 2020، عندما تعرضت إحدى الشركات التي نعمل بها لحادث تعرض له العديد من موظفيها، تم تفعيل فريق إدارة الأزمات على الفور وكانت الاستجابة للطوارئ سريعة وفعالة. وقام فريق الاتصالات بصياغة مواد إعلامية لتجنب التكهنات وتقديم شرح واضح للموقف. وكان فريق آخر مسؤولاً عن إبلاغ عائلات المتضررين، وفريق آخر للتواصل مع المجتمع المحلي وآخر لتقديم الدعم للضحايا. عمل الجميع معًا بطريقة منسقة لحماية العمال المتضررين وإبلاغ المجتمع ووسائل الإعلام والموظفين وأسرهم بشكل مناسب. وتم التغلب على الأزمة بنجاح، لكن ذلك لم يكن ليتحقق لولا الجهود المشتركة للفرق.

ونظمت الشركة بعد ذلك محادثات إعلامية حول إدارة الأمن، ونشرت معلومات في وسائل الإعلام المحلية وعلى شبكات التواصل الاجتماعي، وأعربت عن امتنانها للاستجابة السريعة من جانب الكيانات المعنية. وظلت الثقة في الشركة قوية، وتمكنت الشركة من مواصلة توسعها ونموها.

ومن الضروري وضع خطة اتصالات توضح بالتفصيل من المسؤول عن التواصل مع مختلف الأطراف المعنية والنقاط الرئيسية التي سيتناولها كل شخص.