التحضير للمقابلات في حالات الأزمات

تصوير ميشال CZYZ

قبل المقابلة:

الاتصال بالفريق الإعلامي: قبل مواجهة أي مقابلة في حالة أزمة، من الضروري الاتصال بالفريق الإعلامي. اطلب المشورة وناقش القضايا الرئيسية التي سيتم تناولها.

قم بإعداد قائمة بالأسئلة المحتملة: توقع الأسئلة الأكثر احتمالاً التي سيتم طرحها عليك أثناء المقابلة واستعد للإجابة عليها بشكل واضح وموجز.

قم بإعداد النقاط الرئيسية: حدد نقطتين أو ثلاث نقاط رئيسية تريد نقلها أثناء المقابلة. وقد يشمل ذلك اهتمامك بالناس والبيئة، وعضويتك في فريق أكبر، والإجراءات التي تتخذها شركتك لمعالجة الأزمة.

تدرب مع أحد الزملاء: اطلب من زميل أن يطرح عليك أسئلة صعبة وينقد إجاباتك. سيساعد هذا على تحسين استجابتك.

التحكم في طول ردودك: حدد طول ردودك إلى أقل من 15 ثانية وركز على النقاط الأكثر أهمية.

تحديد الأشخاص الآخرين الذين ستتم مقابلتهم: اسأل من الذي سيتم مقابلته أيضًا كجزء من القصة التي سيتم إعدادها.

تعرف على كيفية استخدام المقابلة: تعرف على كيفية استخدام المقابلة، لأن ذلك قد يؤثر على كيفية تواصلك.

تبسيط اللغة: تجنب اللغة التقنية في إجاباتك واستخدم كلمات مفهومة للجميع.

توقع نقاط المعارضة: انتبه إلى النقاط التي قد يثيرها خصومك واستعد للرد عليها.

اللباس المناسب: إذا كنت ترتدي بدلة عادة، فكر في إزالة سترتك وربطة عنقك في المواقف الميدانية. تجنب ارتداء قميص أبيض لأن ذلك قد يسبب مشاكل على الشاشة.

الموقع الإيجابي: حدد موقعًا إيجابيًا للمقابلة. تُفضل المقابلات التي تتم في الموقع بشكل عام على تلك التي يتم إجراؤها في المكتب.

تجنب الكحول: لا تشرب الكحول قبل المقابلة، حيث يجب أن تكون في حالة تأهب لأن الكحول الموجود في أنفاسك قد يكون ضارًا.

حدد موعدًا لمقابلة متابعة: دع المراسل يعرف أن شركتك مستعدة لتكون جزءًا من عملية الاتصال وحدد موعدًا لمقابلة متابعة إذا لزم الأمر.

خلال المقابلة:

الصدق والصراحة: كن منفتحًا وصادقًا في إجاباتك. أنصاف الحقائق يمكن أن تكون ضارة.

ركز على ما تفعله: عندما يُسأل "ماذا حدث؟"، تحدث بفخر عما تفعله لمعالجة الأزمة.

استمع بعناية: استمع بعناية لكل سؤال واعتراض إذا كنت تعتقد أنه غير صحيح من الناحية الموضوعية.

توقف مؤقتًا قبل الإجابة: خذ لحظة لتقرر النقطة التي تريد توضيحها قبل الإجابة على كل سؤال.

قم ببناء إجاباتك: اعتبر كل إجابة بمثابة قصة وابدأ بعنوان رئيسي. اعرض أقوى نقاطك أولاً ثم ادعمها.

حافظ على التواصل البصري: حافظ على التواصل البصري مع المراسل لإظهار الصدق والالتزام.

لا تنقل المعلومات طوعًا: تجنب نقل المعلومات التي قد تندم عليها لاحقًا. لا يوجد شيء اسمه "خارج السجل".

المقابلة كمناظرة: افهم أن المقابلات تشبه المناقشات أكثر من المحادثات.

الاستعداد لـ "الاستعادة": كن مستعدًا لإعادة توجيه المقابلة إذا طرح الصحفيون أسئلة تبعد التركيز عن النقاط الرئيسية.

الهدوء: حافظ على هدوئك في جميع الأوقات، حيث يمكن استخدام الغضب ضدك في التعديل النهائي.

عدم الرجوع إلى الأسئلة السابقة: يجب أن تكون كل إجابة مستقلة بذاتها دون ذكر الإجابات السابقة.

أنهِ إجاباتك بوضوح: أوقف إجابتك عندما تنتهي من نقطتك. إذا قام الصحفي بإمساك الميكروفون بالقرب منه، فاطرح السؤال التالي أو ابق صامتًا.

اعترف بأنك غير معروف: إذا كنت لا تعرف إجابة أحد الأسئلة، فاعترف بجهلك واعرض إجراء المزيد من البحث بعد المقابلة.

مسجل الصوت: أحضر مسجلاً صوتيًا واشرح له أن سياسة تسجيل المقابلات للتوثيق هي سياسة.

تجنب "لا تعليق": تجنب استخدام عبارة "لا تعليق" لأنها يمكن أن تفسر على أنها عدم تعاون.

قبل البدء بالمقابلة:

الخطوة 1: مشاركة الحقائق: أخبر المراسل بما تعرفه عن القضية المطروحة. سيُظهر هذا اهتمامك بمشاركة المعلومات الدقيقة.

الخطوة 2: تعرف على وجهة نظر المراسل: اسأل المراسل عن المعلومات المتوفرة لديه والموضوعات التي يريد مناقشتها. قم بتصحيح أي معلومات خاطئة واستخدم المعلومات الاستخبارية للتحضير.

الخطوة 3: تحديد الموضوع: تأكد من أن المراسل يفهم أنك ستلتزم بالحقائق وتوافق على مدة المقابلة التالية ومكانها، إذا لزم الأمر. حاول أن تجعل المقابلة لا تزيد عن خمس دقائق.