الأدوار والمسؤوليات الرئيسية في حالات الطوارئ والأحداث السلبية

تصوير جيسون ليونج

في أوقات الأزمات والمواقف المعاكسة، تعتمد المنظمات على هيكل قيادي قوي وأدوار محددة بوضوح لإدارة الاستجابة والتواصل. في هذا المقال، نستكشف الأدوار الحاسمة التي يلعبها الرئيس، نائب الرئيس، مدير الشؤون المؤسسية، منسق العلاقات الحكومية، منسق العلاقات الإعلامية، مستشار العلاقات المجتمعية، رئيس الشبكات والهواتف، المسؤول عن الاتصالات الإلكترونية، المسؤول عن الشؤون الداخلية. الاتصالات، والموثق في حالات الأزمات، والمسؤول القانوني، والمسؤول عن شؤون البيئة، والمسؤول المالي في حالات الطوارئ والأحداث السلبية.

رئيس

التوجيه الاستراتيجي: يقود الرئيس الإستراتيجية والإجراءات في حالات الطوارئ أو الأحداث السلبية.

المسؤوليات الرئيسية: تحديد مسؤوليات الموظفين المسؤولين، والموافقة على الإجراءات والمعلومات التي سيتم الكشف عنها، واتخاذ القرار بشأن إدراج المستشارين الخارجيين.

الاتصالات: الموافقة على جميع الاتصالات الداخلية والخارجية والمقر الرئيسي، وتولي دور المتحدث الرسمي أو تعيين الشخص المناسب.

الاتصال بالسلطات: قيادة أو تعيين جهات الاتصال مع السلطات الحكومية أو المدنية رفيعة المستوى وفقًا لكل حالة.

نائب الرئيس

تنسيق الموظفين: ينسق استدعاء موظفي المنظمة الذين سيقدمون الدعم أثناء حالة الطوارئ.

خطة العمل: تحافظ على تحديث خطة العمل الخاصة بك وتنشيطها عند الضرورة.

المراقبة: يشرف على جدول أعمال الاتصال وردود الفعل الداخلية للمتعاونين.

الموارد البشرية: يوجه إجراءات الموارد البشرية لإخطار أفراد الأسرة والأشخاص المشاركين في المنظمة.

الاتصال الداخلي: يوجه الأنشطة المتعلقة بالمتعاونين، بما في ذلك الإعلانات والتوصيات ومراجعة السياسات.

المراقبة: المتابعة مع الأطراف المعنية وتقديم المشورة للرئيس في اتخاذ القرار.

احتياطي الرئيس: يقوم بدور احتياطي الرئيس في حالة غيابه ويمكن تعيينه متحدثاً ثانياً باسمه.

مدير شؤون الشركات

استراتيجية الاتصال: تطوير استراتيجية الاتصالات في حالات الطوارئ أو المواقف المعاكسة.

خطة العمل: تحافظ على تحديث خطة العمل الخاصة بك وتراقب المعلومات التي سيتم الكشف عنها.

تنسيق المستشارين: تنسيق الأنشطة مع المستشارين الخارجيين والوحدات المختلفة في المنظمة.

توصيات المتحدث الرسمي: توصي بمن يجب أن يتحدث ومتى وماذا يجب أن يقال.

إعداد المتحدث الرسمي: ينسق إعداد المتحدث الرسمي المنتخب ويركز جهود الاتصال اليومية.

سجل جهات الاتصال: يحتفظ بسجل مفصل لجهات الاتصال الداخلية والخارجية الخاصة بك.

منسق العلاقات الحكومية

التنسيق مع الحكومة: تنسيق العلاقات مع الحكومة وتقديم المطالبات والمقترحات إلى لجنة الاتصالات.

خطة العمل: تحافظ على تحديث خطة عملها لإدارة العلاقات مع الحكومة.

إخطار الجهات الرسمية: إخطار الجهات الرسمية بالحالة الطارئة والجهود التي تقوم بها المنظمة.

مرافقة الزوار: مرافقة الزوار والمراقبين من الجهات الرسمية في زياراتهم وتفتيشاتهم.

التوثيق والتسجيل: توثيق الأنشطة والاحتفاظ بسجل مفصل لجهات الاتصال الخاصة بك.

منسق العلاقات الإعلامية

الاتصال الإعلامي: مسؤول عن تقديم المعلومات المعتمدة لوسائل الإعلام والتواصل معهم.

دعم الوكالة الخارجية: ينسق دعم وكالة الاتصالات الخارجية ويضبط البيانات الصحفية.

تحديد الاهتمامات: التعرف على اهتمامات وسائل الإعلام والشبكات والرأي العام.

تنسيق المؤتمرات الصحفية: تنظيم المؤتمرات الصحفية والمقابلات المعتمدة.

التسجيل والرد على الطلبات: متابعة الطلبات الصحفية والرد عليها وفقاً لتعليمات اللجنة الاستراتيجية.

تسليم الإصدار: تسليم البيانات الصحفية المعتمدة إلى وسائل الإعلام.

التسجيل والملخص اليومي: يسجل الحالة في وسائل الإعلام يوميًا ويقدم التقارير إلى فريق شؤون الشركة.

مستشار العلاقات المجتمعية

العلاقات المجتمعية: مسؤول عن العلاقات المجتمعية في المنطقة المتضررة من حالة الطوارئ.

خطة العمل: قم بإعداد خطة العمل الخاصة بك وتحديثها باستمرار لإدارة العلاقات المجتمعية.

تحديد السكان المتضررين: التعرف بسرعة على السكان المتضررين وإقامة علاقات استباقية معهم.

الاجتماعات مع مجموعات المجتمع: عقد اجتماعات مع مجموعات المجتمع ونقل مخاوفهم إلى اللجنة.

معلومات المجتمع: توفر معلومات للمجتمع حول الحادث وإجراءات الاستجابة.

إجابات على الأسئلة: قم بإعداد إجابات لأسئلة المجتمع واحتفظ بسجل جهات الاتصال.

توثيق الأنشطة: توثيق الأنشطة التي يتم تنفيذها مع المجتمع وتقديم ملخصات يومية.

تلعب هذه الأدوار أدوارًا حاسمة في إدارة حالات الطوارئ والأحداث السلبية، مما يضمن الاستجابة الفعالة والتواصل الشفاف داخل المنظمة وخارجها. ولكل منهم مجموعة محددة من المسؤوليات التي تساهم في مرونة المنظمة وقدرتها على التكيف في الأوقات الحرجة.