المتحدث الرسمي للأعمال والتواصل الفعال لوسائل الإعلام

المتحدث الرسمي باسم الشركة، بالإضافة إلى امتلاكه مهارات الاتصال المناسبة، هو الذي يمثل شركتك في أوقات الأزمات وعمليات الإطلاق والاستراتيجيات الجديدة وإدارة سمعة العلامة التجارية. إذا كنت بحاجة إلى شخص يمثلك، فمن المهم أن تختار أفضل المرشحين. هل تفكر في شخص ما؟ يجب أن يكون أحد المديرين التنفيذيين أو المديرين الذين يعرفون الشركة جيدًا، ويعرفون كيفية العمل أمام الكاميرات، ويعرفون وسائل الإعلام، ويمكن الوصول إليهم ويتسمون بالمرونة. يجب أن تعرف كيفية توصيل الرسائل الرئيسية التي تؤثر على الجمهور الذي تريد الوصول إليه، وتوفير معلومات إيجابية ومتماسكة وحازمة، بما يتماشى مع سياسة الشركة.

التدريب الإعلامي أو التدريب الإعلامي

المتحدث الرسمي المختار، حتى لو كان لديه المعرفة الكاملة بالشركة، ليس مستعدًا للتواصل بكفاءة مع وسائل الإعلام. ومن هنا تأتي أهمية الإعداد بالتدريب الإعلامي. الهدف من هذا التدريب، بالإضافة إلى عرضك الشخصي، هو تطوير التقنيات والمهارات، من خلال بناء تصورات إيجابية حول كيفية مواجهة الأزمات أمام وسائل الإعلام: ماذا وكيف ومتى وأين نتحدث؟

ويتم هذا التدريب مع الحفاظ على سرية المعلومات في الاستديوهات الإعلامية (الإذاعة والتلفزيون) مع صحفيين متخصصين ينشطون في المجال الإعلامي. في Image and Press قمنا بتدريب كل شيء بدءًا من المتحدث الرسمي وحتى المجموعات. ويتم الإعداد مع ممثلي الشركات الوطنية والمتعددة الجنسيات.

من رئيس الشركة إلى المدير، والساعي، والبواب، والسكرتير، وموظف الاستقبال، والأشخاص الذين يمثلون الشركة بطريقة ما. ومن الواضح جدًا لوكالة الصحافة والعلاقات العامة لدينا أنه يجب على المتعاونين مع الشركة التعامل مع نفس الرسالة.

لذلك، يسير التدريب جنبًا إلى جنب مع بروتوكول الأزمات الخاص بالشركة. هذا يعمل مثل السلسلة. تمر الأزمة عبر مرشحات مختلفة داخل الشركة، حيث يجب أن يكون من الواضح ما هي أفضل طريقة للتصرف؛ كيفية التحكم في الأعصاب أو التوتر، وما هي الرسالة التي سيتم نقلها إلى الجمهور عبر وسائل الإعلام وشبكات التواصل الاجتماعي.

هكذا ينبغي أن يكون المتحدث باسم شركتك

ومع الأخذ في الاعتبار المهمة الرئيسية للمتحدث، فإنه يجب عليه الآن أن يأخذ في الاعتبار بعض الجوانب ذات الصلة حتى تكون مهمته هي الأفضل:

اللغة المناسبة:

يجب أن تكون اللغة المستخدمة بسيطة، حتى لو كان ممثل شركة متخصصة. تذكر الهدف، وهو أن يقوم الصحفيون بتغطية الأخبار، وتصل الرسالة إلى الجمهور النهائي بوضوح.

التعاطف والتعاطف:

يجب أن يكون المتحدث صادقًا، وقادرًا على الإجابة على أي نوع من الأسئلة باحترام، وألا يفقد السيطرة ويظل هادئًا، بغض النظر عن مدى عدم الراحة في الموقف. تحدث بجمل قصيرة ليتم اقتباسها في وسائل الإعلام، واستخدم الأسئلة لصالحك ولا تدع الخوف يسيطر عليك.

التصريحات ذات البيانات الدقيقة:

يجب أن يكون المتحدث الرسمي مطلعًا جيدًا، وأن يكون واضحًا جدًا بشأن الرسالة التي يريد نقلها، بأرقام وبيانات دقيقة. الارتجال ليس له مكان هنا، لأنه يمكن أن يولد أزمة للعلامة التجارية.

فريق الصحافة والعلاقات العامة:

أفضل المتحدثين هم أولئك الذين لديهم فريق محترف يدعمهم في هذه الأنواع من المواقف. إذا لزم الأمر، فليس من الجيد استشارة أحد المستشارين حول معلومات محددة قبل الإجابة على سؤال للصحفي. هذا هو تدريب المتحدث الرسمي.

لكي يتمتع المتحدث الرسمي بالخصائص التي ذكرناها سابقًا، يجب أن يحصل على تدريب جيد من فريق محترف يعلمه السلوك واللغة والمهارات ليكون صورة شركتك.

يتعلمون عبر الراديو كيفية عمل ذلك، وما ينبغي عليهم قوله في البداية للصحفي. يتم تصحيح التشنجات اللاإرادية، ويتم تعليمهم كيفية إدارة صوتهم بحيث يمكن سماع صوتهم جيدًا في المقصورة أو عبر الهاتف الخلوي. يتم تعليمك على شاشة التلفزيون كيفية الوقوف أو الجلوس وما هو أفضل ملف شخصي لك أمام الكاميرا ونوع الماكياج ولون الملابس والملابس التي تناسبك أكثر. خلفية المسرح، الكراسي، المسافة من الحائط، من بين تفاصيل أخرى.

تتم محاكاة المواقف التي قد تواجهها ويتم إجراء المقابلات بشكل بارد وساخن ومباشر. يتم إجراء بروفة للمؤتمر الصحفي، مع نصوص حول الأخبار التي يمكن توليدها وتحليل ردودها وإشارة إلى التغييرات التي ينبغي إجراؤها. الضوضاء في التواصل هي تفاصيل أخرى لا ينبغي نسيانها. أي أن الرسالة يجب أن تكون متسقة مع طريقة لباسك مثلاً.

وينصح بعدم استخدام الأساور التي تصدر ضجيجاً، والأقراط الكبيرة جداً، وتجنب اللون الأحمر الذي يهتز كثيراً على شاشة التلفزيون. لا ينبغي ارتداء السترات المنقوشة وربطات العنق الصغيرة جدًا والأوشحة والسترات الكبيرة وما إلى ذلك. هناك العديد من التفاصيل التي يجب مراعاتها بالنسبة للمتحدث الرسمي الجيد لتمثيل شركتك في أوقات الأزمات أو في أي وقت عندما يُطلب منه الإدلاء بتصريحات لوسائل الإعلام.

يعد التحضير مع وكالة اتصالات وعلاقات عامة مثل Image and Press أمرًا ضروريًا.